Все повече хора избират да работят в споделен офис. Популярността на споделените офис пространства се увеличи в последните години след началото на COVID-19 пандемията. Това е обяснимо, защото не всички имат свръхчовешката способност да работят у дома докато съседите викат или децата искат внимание. Освен това, повече хора от всякога работят дистанционно, пътуват на различни локации и търсят места, където да работят концентрирано. В резултат на това, интересът към споделения офис става все по-голям.
Ако вие правите планове да направите собствено споделено офис пространство, най-вероятно сте запознати с най-важните неща за споделения офис. Сигурно сте наясно с офис оборудването, в което бихте искали да инвестирате. Дори може да сте се спрели на конкретни мебели, уреди и аксесоари за помещението. Но прекарахте ли достатъчно време в планиране на оформлението, трасирането и разположението на обектите в бъдещият ви споделен офис?
Истината е, че това как разполагате вашето офис оборудване е толкова важно колкото и самото оборудване. Начинът, по който оформите споделеният офис до голяма степен ще е определящ за цялостната атмосфера на помещението. Тази статия е за всички от вас, които все още не са стигнали до разпределянето и оформлението на офиса. Тук ще опишем няколко основни проекта за споделен офис, които може да използвате като отправни точки за вашето начинание.
Започваме!
Хвърляме се в огъня още от самото начало и започваме с един от по-трудните проекти за реализация. Голяма част от пространствата за споделена работа са разположени в офис сгради и бизнес центрове, където отворените пространства са кът. И въпреки, че всички понякога го забравяме, достъпът ни до външният свят е от огромно значение за нашето здраве. Следователно, един отворен офис, който може да осигури такова предимство е с едни гърди напред пред тези, които не могат.
Да излезете на чист въздух, да се порадвате на слънцето – тези действия, които приемаме за тривиални, са полезни освен приятни.
Досегът с природата има повече от няколко здравословни предимства:
Дори да не си давате сметка за тези предимства, то вашето тяло и съзнание несъмнено ги усещат и се възползват от тях. Заради това, ако има как да разположите вашият споделен офис в близост до отворени пространства, потенциалните клиенти ще се увеличат.
Разбира се, не е достатъчно офис пространството просто да бъде близо до градинка или двор. Няма да е много забавно, ако отворената зона е недостатъчно оборудвана и неподготвена за човешко присъствие. За това, подсигурете това пространство с маси, столове, кошчета за отпадъци.
Съобразете мебелите и аксесоарите с броят хора, за които вашият отворен офис е предвиден. Например, ако планирате пространство за споделена работа с голям капацитет, две масички и три единични стола са страшно недостатъчни. От друга страна, ако правите споделен офис за по-малко хора, пет дълги конферентни маси в градината ще са прекалено много.
Освен, ако не планирате да направите споделено пространство за двама или трима души, задължително трябва да помислите за конферентните стаи. Зоната за срещи е необходима част от всички споделени офиси. Не може да сте сигурни кога екип от няколко човека може да пожелае да работи във вашето помещение. От друга страна, може да сте напълно сигурни, че в един момент на тях ще им потрябва отделна стая.
Разбира се, конферентна зала не означава огромно помещение с квадратура, достойна за арабски шейх. Едва ли половината служители на отдел “Техническа поддръжка” на Siteground ще се изсипят във вашият офис (но ви го пожелаваме!) Достатъчно е да обособите добре изолирана зона, която е подходяща и добре оборудвана за работни срещи и презентации. За по-малки споделени офиси, една конфенрентна зала, която е предназначена за 5-8 човека е напълно достатъчна.
Ако искате да сте стъпка напред спрямо стандартните споделени офиси, осигурете микрофони и стойки за монитори. Това ще направи по-лесни и ефективни конферентните срещи, които изискват комуникация през канали като Google Meet и Zoom. Повярвайте ни, когато ви казваме, че всеки дистанционно работещ човек би оценил такива удобства. Стига да имате възможност, един интерактивен видео екран в конферентната зала би бил перфектната черешка на тортата. Това ще издигне срещите, презентациите и обсъжданията на проекти на следващото ниво.
Последно, но не и по значение – задължително използвайте система за резервации за конферентната стая в офиса. Така ще избегнете караници и напрежение между хората там. Не забравяйте, че част от тях са избрали споделеното пространство точно за да избягат от напрежението на техният фирмен офис. И дори някои от вас да биха платили за да гледат как програмисти и дизайнери си скубят косите за конферентната стая, ние бихме искали да призовем към мир и разбирателство.
Няма как да не сте виждали хора с компютри пред себе си в местното кафене. Колкото и различни да са те, имат една обща черта – концентрирано, шумно, светкавично бързо тракане по клавиатурата. Да, възможно е някои от тези хора да работят над великият български роман, или да пишат дисертацията си. Но в пъти по-вероятно е това да са работещи дистанционно служители, които, заредени с голяма доза кофеин, гонят крайния срок.
Много често работещите от разстояние избират да работят в кафе. Това е, защото обстановката е оживена, но не прекалено шумна; уютна, но не прекалено неформална и… да, има много кафе. Ние няма да ви посъветваме да обърнете споделеният си офис в кафене, разбира се. Но от все сърце препоръчваме да се възползвате от това увлечение на дистанционните служители.
Обособете част от офиса с класическите елементи на едно кафене. Може да монтирате стенен плот и да сложите няколко високи стола около него. Инвестирайте в ниски маси и компактни мебели като дивани и кресла. По този начин не само ще направите офиса по-атрактивен, но и ще привлечете повече клиенти. Много заети професионалисти оценяват възможността да си починат на по чаша кафе и раздумка с някои от останалите в споделения офис. Такива “кафе зони” насърчават емоционалната и човешка връзка между гостите на споделеното пространство – нещо, което е рядкост в дистанционната работа.
И когато говорим за емоционални и човешки връзки между хората, какъв по-добър за сближаване от храната? Храненето заедно с други хора се отразява изключително добре на доверието, комуникацията и хармонията в един колектив. С други думи, създаването на една малка обща кухня за споделеният офис е винаги добра идея.
Не ни разбирайте погрешно – не смятаме, че правенето на кухненско помещение е леснопостижимо. Възможно е условията на сградата, в която се помещавате, да ви пречат. Възможно е да не разполагате с достатъчно ресурси за оборудването на такъв тип помещение. Далеч не смятаме, че наличието на кухня е задължително за изграждането на качествен споделен офис.
Въпреки това, ако имате възможност за обособяване на малка и симпатична кухненска зона, направете го. Една кафе машина, микровълнова фурна, хладилник, маса и няколко стола – това е нужното кухненско обзавеждане. На работещите в офиса и без това им е писнало от офис оборудването, което ги заобикаля. Кухнята е идеално място да презаредят, да починат и същевременно – да обменят опит, идеи и истории с помежду си.
Трябва да вземете предвид, че една част от клиентите на споделения офис са хора, които пътуват. В последните години ставаме свидетели на възхода на “дигиталните номади” – професионалисти, които сменят по няколко дестинации годишно и работят дистанционно. Много често тези хора избират локацията според наличието на споделени офис пространства, които да използват.
Обмислете да включите една или повече стаи, в които вашите гости да могат да се усамотят, да презаредят и да поспят. Нямаме предвид да изградите хотелска част с рум сървиз и ергономични легла. Едно малко и добре спретнато помещение би свършило повече от отлична работа. Далеч не всички споделени офиси предлагат такива зони – място за спане би повишило значително вашата конкурентоспособност.
Оставихме тази част последна, но не защото е маловажна, а напротив – за да я запомните добре. Ако можехме да влезем у вас и да поставим дъска в хола, със сигурност щяхме да напишем: “Оборудването прави офиса.” С големи, дебели, подчертани букви.
На колкото и добра локация да се намира споделеният офис, колкото и кафе машини да има, нищо няма да има значение, ако столовете, бюрата и уредите не са на ниво. За да отговаря на нуждите на съвременните професионалисти, едно споделено офис пространство днес трябва да е обзаведено ергономично.
Офис мебелите трябва да са адаптивни и удобни за възможно най-широк спектър от хора – никога не знаете кой ще дойде. Трябва да може да разместите столовете, бюрата и аксесоарите – когато е нужно и без да пречите на работата на останалите. Освен това, оборудването на вашият споделен офис трябва да е качествено изработено и издръжливо. Крайната цел на такъв бизнес е в този офис да има работещи хора целогодишно, седем дни в седмицата. Офис обзавеждането, в което сте инвестирали, трябва да издържа на такова натоварване.
Няма нищо по-лошо от некачествено оборудван споделен офис. Ако икономисвате от офис обзавеждане, рискувате да ви се случат трите най-големи беди: да влезете в излишен разход по ремонт и/или закупуване на ново офис оборудване; да загубите клиенти; клиентите, които сте загубили да споделят за лошото си изживяване с техни познати.
Бъдете умни, внимателни и предвидливи. Пожелаваме ви успех!
Всички авторски права са запазени ©Officeland 2023
*С абонирането си давате съгласие да Ви изпращаме имейли с нови предложения и предстоящи промоции. Можете да прекратите абонамента по всяко време.
На Вашият имейл ще получите промоционален код за 5% отстъпка!
